为方便学校各单位进行采购活动、规范学校采购及招投标工作，保证项目质量，提高资金使用效益，维护学校利益，防止违纪和违法行为的产生，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《湖北省政府集中采购目录及标准（2021年版）》《市财政局关于规范2021年政府集中采购目录及标准（协议供货）有关事项的通知》、《随州职业技术学院采购管理办法》等有关法律法规，结合我院实际情况，制定本流程。
阶段一 采购项目准备（采购需求、立项论证）阶段
学校各单位有采购需求需明确以下几点：
1、采购项目名称；
2、采购项目预算金额(预算金额为最高上限）；
3、采购项目资金来源，若在本部门年度预算中，需写明费用类别，若不清楚则需财务处确认资金来源；
4、本项目负责人、经办人及其联系方式；
5、采购需求，包含参数等具体要求（不得含有品牌指向性）；
6、项目立项论证（若有）。
采购需求是指为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。
技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。
商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。详细内容参考《政府采购需求管理办法》。
采购需求无论大小均需实行三人及以上（采购单位不足3人邀请所在支部纪检委员参加）项目论证，送达资产管理中心采购中心方案为最终方案。
在资产管理中心办理采购手续需出具包含上述要点的项目采购请示报告。
注1：是否需要进行采购意向公开。
《随州市财政局关于开展政府采购意向公开工作的通知》
1)采购意向公开的范围
采购意向按采购项目公开。除以协议供货、定点采购方式实施的小额零星采购和由集中采购机构统一组织的批量集中采购外，按项目实施的集中采购目录以内或者分散采购限额标准以上（具体参考《2021年度政府集中采购目录实施方案》）的货物、工程、服务采购均应当公开采购意向。
2)公开时间
不得晚于采购活动开始前30日。
其余详见通知具体内容。
注2：是否需要开展需求调查。
详细内容参考《政府采购需求管理办法》。
阶段二 采购活动实施阶段
确定采购途径（具体分类详细分类见附表）
1)属于政府集中采购目录内限额标准以下（详见《2021年度政府集中采购目录实施方案》）协议采购均需在随州市政府采购网上商城进行采购，其他（属于集中采购目录但不属于协议供货）由资产管理中心统一采购。
2）属于政府集中采购目录内限额标准以上的由资产管理中心委托集中采购代理机构进行采购。
3）属于分散采购（即不属于政府集中采购目录以内）限额标准以上（货物、服务、工程均为60万元、含60万元）的由资产管理中心委托集中采购代理机构或招标代理机构进行采购。
4）属于分散采购限额标准以下，货物、服务、工程项目5万以上（含5万元），60万元以下由资产管理中心委托集中采购代理机构或招标代理机构进行采购（5-10万元学校自行询价采购，10-20万元由资产那管理中心招投标管理科公开招标采购）。
5）属于分散采购，货物、服务项目5万以下，由资产管理中心下达采购项目移交函，根据采购相关规定实施自行采购。工程项目5万以下由资产管理中心下达采购项目移交函，移交立项单位负责采购。
6）符合《省财政厅关于进一步加强和规范政府采购单一来源采购方式管理的通知》文件规定的，可进行单一来源采购。
2、具体实施步骤
1）采购项目备案方式：①在政府采购管理系统内进行备案，生成政府采购项目计划备案书；②学校内控系统进行备案，生成计划备案号，采购需求部门以随州职业技术学院采购项目信息录入、审核表信息为准。
2）由资产管理中心负责项目由招投标管理科负责采购。
3）移交采购需求部门自行采购项目，进行询价采购活动应按要求填写询价单
其中供应商填写表格如下，分为汇总表和分项报价表
进行询价采购活动时应注意，所有报价均不要超过本项目请示报告上预算资金。
4）本阶段最终以确定中标人结束。
阶段三 项目具体实施阶段
签订合同及廉政责任书
合同签订主体确定。除涉及学校公共设施、工程及服务外（工程类由资产管理中心基建管理科负责），所有合同及廉政责任书均由采购需求部门负责签订。项目合同签字范围：2万元（含2万元）以下由采购需求部门负责人签字，2万元-5万元（含5万元）由分管院长签字，5万元以上由院长签字，所有合同均需报学校办公室加盖合同专用章。廉政责任书由负责部门签订即可。
湖北省政府采购网公开采购项目合同应在合同签订后2日内上传湖北省政府采购网公开，项目合同签订主体应及时将合同送至招投标管理科进行上传。
项目验收
合同签订完毕，所有货物，服务及工程维修项目完工后需进行验收，填写验收单。每个项目均要全面验收，由合同签订部门组织相关部门验收。合同中约定需审计项目，需提供相关资料送审计单位进行审计，最终以审计结果为依据。
阶段四 采购项目备案阶段
采购活动结束后，采购负责部门需通知供应商提供发票，填写费用报销单，并将所有资料：费用报销单、发票、请示报告、计划备案表、移交函、询价单、合同、廉政责任书、验收单等送至资产管理中心进行资料备案。资产管理中心负责所有项目采购相关信息上传至政府采购管理系统。
2022年11月9日
